Easy Kojin Japan
Đăng nhập

Hóa đơn tại Nhật: luật thực sự yêu cầu gì

Cất hóa đơn vào hộp không đồng nghĩa với tuân thủ. Chụp hết bằng điện thoại cũng vậy. 電子帳簿保存法 có những yêu cầu cụ thể — và chúng dễ đáp ứng hơn vẻ ngoài.

Trả lời ngắn gọn

Hóa đơn được lưu 7 năm với 青色申告 (5 năm với khai trắng). Để thay giấy bằng ảnh (スキャナ保存), tệp phải tìm được theo 取引年月日 (ngày giao dịch), 取引金額 (số tiền) và 取引先 (đối tác), được số hóa trong thời hạn, có màu và độ phân giải đạt chuẩn, kèm lịch sử chỉnh sửa. Chứng từ vốn đã ở dạng số (電子取引) phải được giữ ở dạng điện tử.

Vì sao sau này thành vấn đề

  • Giấy nhiệt phai màu. Sau một hai năm, tờ giấy trong hộp có thể không đọc được đúng lúc bị hỏi tới.
  • Chi phí không có chứng từ dễ bị loại khi rà soát — và thuế tăng lên.
  • Ảnh rời trong thư viện không đáp ứng yêu cầu tìm theo ngày, số tiền và đối tác.
  • PDF nhận qua e-mail (電子取引) phải giữ ở dạng điện tử; in ra và cất giấy không thay được tệp.

Làm đúng cách

  1. 1

    Số hóa sớm

    スキャナ保存 có thời hạn nhập: khoảng 2 tháng cộng 7 ngày làm việc kể từ ngày chứng từ. Càng sớm càng tốt.

  2. 2

    Có màu và rõ nét

    Ảnh phải có màu, độ phân giải tương đương 200dpi trở lên. Hóa đơn là 重要書類 — đen trắng không đạt.

  3. 3

    Làm cho tìm được

    Ngày, số tiền và đối tác là ba trường mà quy định yêu cầu để tra cứu chứng từ.

  4. 4

    Giữ lịch sử thay đổi

    Hệ thống phải ghi lại việc sửa và xóa. Chính điều này cho phép bỏ qua dấu thời gian chứng thực.

Lỗi thường gặp

  • Chụp đen trắng, hoặc ảnh rung khiến không đạt độ phân giải yêu cầu.
  • Số hóa sau nhiều tháng và quá thời hạn nhập của スキャナ保存.
  • In PDF nhận qua e-mail rồi xóa tệp — 電子取引 cần bản điện tử.
  • Để ảnh trong thư mục không tra được theo ngày, số tiền và đối tác.

eKOJINjp giúp gì cho bạn

Mỗi hóa đơn được lưu đúng như quy định yêu cầu

Bạn chụp ảnh và eKOJINjp lưu ảnh màu gắn với bút toán, tìm được theo ngày, số tiền và đối tác, có lịch sử thay đổi cùng kiểm tra tự động về thời hạn, màu và độ phân giải. PDF từ e-mail vào chung một kho.

Dùng thử miễn phí 30 ngày

Không cần thẻ tín dụngHủy bất cứ lúc nào

Câu hỏi thường gặp

Phải lưu bao nhiêu năm?

7 năm với 青色申告 và 5 năm với 白色申告, tính từ hạn nộp tờ khai.

Số hóa xong có bỏ giấy đi được không?

Khi bản số hóa đáp ứng yêu cầu của スキャナ保存 (thời hạn, màu, độ phân giải, tra cứu và lịch sử), ảnh thay thế vai trò của chứng từ.

電子取引 là gì?

Là chứng từ bạn vốn đã nhận ở dạng số, ví dụ PDF qua e-mail. Quy định hiện hành yêu cầu giữ ở dạng điện tử.

Có cần dấu thời gian chứng thực không?

Không, nếu hệ thống lưu lịch sử sửa và xóa. Đó là hướng thay thế được quy định cho phép.

Ảnh cần độ phân giải bao nhiêu?

Tương đương 200dpi trở lên, có màu (24 bit). Ảnh điện thoại chụp ngay ngắn và rõ nét thường đạt.

Nếu tôi số hóa trễ hạn thì sao?

Khi đó hãy giữ giấy: ảnh chụp quá thời hạn nhập không thay được bản gốc.

Đọc tiếp

Aoiro Shinkoku (khai thuế xanh)Shouhizei (消費税) và mốc 10 triệu yên

Nội dung thông tin dựa trên tài liệu công khai của 国税庁 (Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản). Quy định có thể thay đổi theo từng năm tài chính.