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Recibos no Japão: o que a lei realmente exige

Guardar recibos numa caixa não é o mesmo que cumprir a regra. E fotografar tudo no celular também não. O 電子帳簿保存法 tem requisitos específicos — e eles são mais fáceis de cumprir do que parece.

Resposta rápida

Recibos ficam guardados por 7 anos no 青色申告 (5 no 白色). Para substituir o papel pela imagem (スキャナ保存), o arquivo precisa ser localizável por data, valor e fornecedor, digitalizado dentro do prazo, colorido e em boa resolução, com histórico de alterações. Documentos que já chegam digitais (電子取引) devem ser mantidos em formato eletrônico.

Por que isso vira problema depois

  • Recibo térmico desbota. Em um ou dois anos, o papel guardado na caixa pode estar ilegível justamente quando for pedido.
  • Despesa sem comprovante tende a ser desconsiderada numa conferência — e o imposto sobe.
  • Foto solta na galeria não atende ao requisito de busca por data, valor e fornecedor.
  • PDFs recebidos por e-mail (電子取引) precisam ser conservados em formato eletrônico; imprimir e guardar o papel não substitui o arquivo.

Como fazer certo

  1. 1

    Digitalize cedo

    A スキャナ保存 tem prazo de entrada: aproximadamente 2 meses mais 7 dias úteis da data do documento. Quanto antes, melhor.

  2. 2

    Colorido e legível

    A imagem precisa ser colorida e com resolução equivalente a 200dpi ou mais. Recibo é 重要書類 — preto e branco não vale.

  3. 3

    Torne localizável

    Data, valor e fornecedor são os três campos que a norma exige para encontrar um documento.

  4. 4

    Preserve o histórico

    O sistema precisa registrar correções e exclusões. É isso que permite dispensar o carimbo de tempo certificado.

Erros comuns

  • Fotografar em preto e branco ou com foto tremida, que não atende à resolução exigida.
  • Digitalizar meses depois e passar do prazo de entrada da スキャナ保存.
  • Imprimir o PDF recebido por e-mail e jogar o arquivo fora — o 電子取引 pede o eletrônico.
  • Guardar as fotos numa pasta sem data, valor e fornecedor pesquisáveis.

Como o eKOJINjp ajuda

Cada recibo guardado do jeito que a regra pede

Você fotografa e o eKOJINjp guarda a imagem colorida vinculada ao lançamento, com busca por data, valor e fornecedor, histórico de alterações e verificação automática de prazo, cor e resolução. PDFs de e-mail entram no mesmo arquivo.

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Perguntas frequentes

Por quantos anos preciso guardar?

7 anos no 青色申告 e 5 anos no 白色申告, contados a partir do prazo de entrega da declaração.

Posso jogar o papel fora depois de digitalizar?

Quando a digitalização cumpre os requisitos da スキャナ保存 (prazo, cor, resolução, busca e histórico), a imagem passa a fazer o papel do documento.

O que é 電子取引?

São documentos que você já recebe em formato digital, como um PDF por e-mail. A regra atual pede que sejam conservados eletronicamente.

Preciso de carimbo de tempo certificado?

Não, se o sistema mantiver histórico de correções e exclusões. Essa é a rota alternativa prevista na norma.

Qual resolução a foto precisa ter?

Equivalente a 200dpi ou mais, em cor (24 bits). Uma foto de celular bem enquadrada e nítida costuma atender.

E se eu digitalizar fora do prazo?

Nesse caso mantenha o papel: a imagem fora do prazo de entrada não substitui o documento original.

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Conteúdo informativo baseado no material público do 国税庁 (Receita Federal do Japão). As regras podem mudar a cada ano fiscal.