領収書：法律が実際に求めていること
箱に領収書を入れておくことと、要件を満たすことは別です。スマホで撮るだけでも足りません。電子帳簿保存法には具体的な要件があり、思っているより満たしやすいものです。
かんたんに言うと
領収書の保存期間は青色申告で7年、白色申告で5年です。紙に代えて画像で保存する（スキャナ保存）には、取引年月日・取引金額・取引先で検索でき、入力期間内に、カラーかつ十分な解像度で読み取り、訂正削除の履歴が残る必要があります。メール等で受け取った電子取引のデータは電子のまま保存します。
後から問題になる理由
- 感熱紙は消えます。1〜2年で、必要になったときにちょうど読めなくなっていることがあります。
- 証憑のない経費は確認時に否認されやすく、その分だけ税額が上がります。
- カメラロールに入れただけの写真では、取引年月日・金額・取引先での検索要件を満たしません。
- メールで受け取ったPDF（電子取引）は電子のまま保存が必要で、印刷した紙は代わりになりません。
正しく行う手順
- 1
早めに読み取る
スキャナ保存には入力期間があります（書類の日付からおおむね2か月と7営業日以内）。早いほど安全です。
- 2
カラーで鮮明に
解像度200dpi相当以上・カラー（24ビット）が必要です。領収書は重要書類にあたり、白黒は認められません。
- 3
検索できる状態にする
取引年月日・取引金額・取引先。この3項目が検索要件です。
- 4
訂正削除の履歴を残す
訂正や削除の履歴が残る仕組みであること。これがタイムスタンプに代わるルートです。
よくある間違い
- 白黒で撮る、またはぶれた写真で解像度要件を満たさないこと。
- 数か月後に読み取り、スキャナ保存の入力期間を過ぎてしまうこと。
- メールのPDFを印刷してデータを捨てること。電子取引は電子での保存が必要です。
- 日付・金額・取引先で検索できないフォルダに写真をためること。
eKOJINjp でできること
要件どおりに保存される領収書
撮影すると、eKOJINjp がカラー画像を取引に紐づけて保存します。取引年月日・金額・取引先で検索でき、訂正削除の履歴が残り、入力期間・カラー・解像度は自動で確認されます。メールのPDFも同じ保管庫に入ります。
30日間無料で試すクレジットカード不要いつでも解約可能
よくある質問
何年保存すればよいですか？
青色申告で7年、白色申告で5年です（申告期限からの起算）。
読み取った後に紙を捨てられますか？
入力期間・カラー・解像度・検索・訂正削除の履歴といったスキャナ保存の要件を満たしていれば、画像が書類の役割を果たします。
電子取引とは何ですか？
メールのPDFなど、最初から電子で受け取る書類です。現在のルールでは電子のまま保存します。
タイムスタンプは必要ですか？
訂正削除の履歴が残る仕組みであれば不要です。制度上の代替ルートにあたります。
写真の解像度はどれくらい必要ですか？
200dpi相当以上、カラー（24ビット）です。ピントの合ったスマホ写真であれば通常は満たします。
入力期間を過ぎて読み取った場合は？
その場合は紙を保存してください。期間を過ぎた画像は原本の代わりになりません。
あわせて読みたい
国税庁の公表資料をもとにした情報です。制度は年度ごとに変わることがあります。